टिकट को ध्यान में रखते हुए एक हेल्पडेस्क मैक्रो का मसौदा तैयार करें

तय करें कि आप उत्तर लिख रहे हैं, नोट लिख रहे हैं या कार्रवाई लिख रहे हैं

एक मैक्रो टेक्स्ट डालने के अलावा और भी बहुत कुछ कर सकता है। उदाहरण के लिए, ज़ेंडेस्क का दस्तावेज़ मैक्रोज़ को मैन्युअल रूप से लागू की गई तैयार प्रतिक्रियाओं या क्रियाओं के रूप में वर्णित करता है। एआई के साथ ड्राफ्टिंग करते समय यह अंतर मायने रखता है: एक स्पष्ट ग्राहक उत्तर इस बारे में कुछ नहीं कहता है कि टिकट की स्थिति या असाइनी को बदलना उचित है या नहीं।

ओवरले खोलने से पहले तय करें कि क्या तैयार करना है: सार्वजनिक प्राप्ति-पुष्टि, आंतरिक एस्केलेशन नोट या स्वचालित उत्तर का पाठ जिसे आप अलग से कॉन्फ़िगर करेंगे। अनुमत कार्रवाइयां अलग ब्रीफ़ में रखें। मामला आगे भेज दिया गया है, यह कहने वाला अनुच्छेद वास्तविक हस्तांतरण से पहले उपयोग न करें।

एक संक्षिप्त हैंडऑफ़ संक्षिप्त विवरण तैयार करें

मान लीजिए कि एक काल्पनिक सहायता टीम को आवर्ती निर्यात त्रुटि के लिए एस्केलेशन मैक्रो की आवश्यकता है। ग्राहक ने एक त्रुटि कोड और प्रयास समय प्रदान किया; इस मामले में अब एक विशेषज्ञ की आवश्यकता है। किसी समाधान समय पर सहमति नहीं दी गई है. ड्राफ्ट में हैंडऑफ़ को स्वीकार किया जाना चाहिए और अगला अपडेट केवल तभी बताया जाना चाहिए जब टीम के पास इसके लिए अनुमोदित नियम हो।

केवल प्रासंगिक, अनुमत तथ्यों को कॉपी करें और अनावश्यक पहचानकर्ताओं को हटा दें। बताएं कि क्या पहले ही जांचा जा चुका है, क्या अज्ञात है और विशेषज्ञ को क्या चाहिए। ओवरले आपकी हेल्पडेस्क विंडो को देखकर इन तथ्यों का अनुमान नहीं लगाता है।

खोलें, ड्राफ्ट करें, तुलना करें और वापस लौटें

यह एक ड्राफ्टिंग लूप है। शॉर्टकट ओवरले खोलता है; यह कोई सहेजा गया मैक्रो नहीं बनाता, टिकट कार्रवाई लागू नहीं करता या स्वीकृत उत्तर नहीं भेजता। यदि अनुरोध के लिए केवल एक वाक्य की आवश्यकता है, तो संपूर्ण प्रतिक्रिया लाइब्रेरी तैयार करने के बजाय संकेत और आउटपुट को छोटा रखें।

1. macOS पर Colay ओवरले खोलने का डिफ़ॉल्ट शॉर्टकट ⌘⇧K है। सेटिंग्स में इसे बदला हो तो अपना चुना संयोजन इस्तेमाल करें।
2. संक्षिप्त और स्वीकृत नियम चिपकाएँ। उपलब्ध एजेंटों का चयन करें और वैकल्पिक फॉर्मूलेशन से मदद मिलने पर Ask separately का उपयोग करें।
3. सार्वजनिक उत्तर और आंतरिक नोट की स्वतंत्र रूप से तुलना करें। ऐसे शब्द चुनें जो पहले से किए गए कार्य और अगली अनुमत कार्रवाई को सटीक रूप से दर्शाते हों।
4. हेल्पडेस्क पर लौटें और समीक्षा किए गए टेक्स्ट को उचित ड्राफ्ट फ़ील्ड में पेस्ट करें। इसकी सामान्य अनुमतियों और समीक्षा प्रक्रिया का उपयोग करके किसी भी मैक्रो क्रिया को हेल्पडेस्क में ही कॉन्फ़िगर और सहेजें।

स्पष्ट सीमाओं वाले मैक्रो का कॉपी करने योग्य प्रॉम्प्ट

यदि आप इसके बजाय एक स्वचालित पावती लिख रहे हैं, तो हैंडऑफ़ नियम को वास्तविक ट्रिगर और स्वीकृत सेवा संदेश से बदलें। जेनरेशन उस ट्रिगर को कॉन्फ़िगर नहीं करती है. समीक्षा करें कि क्या पाठ अभी भी प्राप्त होने वाले प्रत्येक टिकट के लिए सत्य होगा।

इस अनुमति प्राप्त संदर्भ से एस्केलेशन मैक्रो का ड्राफ्ट बनाएं: [लक्षण, पूरी हुई जांच, अनुपलब्ध जानकारी]। स्वीकृत हस्तांतरण नियम: [नियम]। चैनल और लहजा: [विवरण]। तीन अलग खंड दें: ग्राहक संदेश, विशेषज्ञ के लिए आंतरिक नोट और हेल्पडेस्क में मेरे जांचने के लिए कॉन्फ़िगरेशन चेकलिस्ट। समान प्रतिबद्धताओं वाले संक्षिप्त और अधिक व्याख्यात्मक ग्राहक संस्करण दें। तथ्य ऐसा न कहते हों तो मामला आगे भेजे जाने, दूसरे व्यक्ति को सौंपे जाने या अन्य कार्रवाई हो जाने का दावा न करें। समाधान का समय, फ़ील्ड नाम या एकीकरण न गढ़ें। चर स्पष्ट चिह्नित करें और लंबित निर्णय ग्राहक पाठ के बाहर लिखें।

सहेजे गए मैक्रो को सपोर्ट के वास्तविक उपयोग के लिए जांचें

अपनी मौजूदा प्रक्रिया में एक परीक्षण या अन्यथा उपयुक्त गैर-ग्राहक मामले का उपयोग करें। सार्वजनिक बनाम आंतरिक दृश्यता, प्लेसहोल्डर मान, लाइन ब्रेक और किसी भी स्थिति या असाइनी परिवर्तन का निरीक्षण करें। टिकट जमा करने से पहले पूरा परिणाम जांच लें। एक अच्छी तरह से लिखा गया संदेश तब भी हानिकारक हो सकता है यदि कोई आंतरिक नोट उजागर हो जाए या किसी मामले को गलती से हल हो गया चिह्नित कर दिया जाए।

मैक्रो का उपयोग कब करना है और कब इससे बचना है, इसका संक्षिप्त विवरण सहेजें। यदि एजेंट नियमित रूप से एक ही वाक्य को हटाते हैं, तो संक्षिप्त और सहेजे गए टेम्पलेट को एक साथ संशोधित करें। Colay अगले वर्डिंग पास में मदद कर सकता है; आपका हेल्पडेस्क वह स्थान बना हुआ है जहां मैक्रो संग्रहीत, लागू और नियंत्रित किया जाता है।

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