परिवर्तनों पर नियंत्रण खोए बिना नॉलेज बेस को बैचों में अद्यतन करें

टेक्स्ट जनरेट करने से पहले प्रभावित सामग्री की सूची बनाएं

उत्पाद में बदलाव से शुरुआत करें और मौजूदा सामग्री में पुराने शब्द, नियम या प्रक्रिया खोजें। उनका उल्लेख करने वाले लेखों के ID, सपोर्ट मैक्रो, ऑनबोर्डिंग संदेश और आंतरिक निर्देश दर्ज करें। एक जैसे शीर्षक का अर्थ एक जैसी सामग्री नहीं है; न ही मानें कि मॉडल को पुराने शब्द के हर उपयोग की जानकारी है।

पुराने व्यवहार, नए व्यवहार, प्रभावी तिथि, अपवाद और सटीक शब्दावली के साथ एक स्वीकृत परिवर्तन पत्रक बनाएं। अनसुलझे तथ्यों के लिए एक स्वामी नियुक्त करें। तथ्यात्मक अपडेट को वैकल्पिक स्टाइल क्लीनअप से अलग करें, ताकि एक सुंदर वाक्य नीति परिवर्तन को न छिपाए। प्रक्रियात्मक पाठ के लिए, Google का मार्गदर्शन स्पष्ट कार्रवाई चरणों और स्पष्ट संदर्भ का समर्थन करता है; पूरे बैच में समान मानक लागू करें।

एक रजिस्टर का उपयोग करें जो प्रकाशन के लिए प्रत्येक आइटम का अनुसरण करता है

कल्पना करें कि एक काल्पनिक सेवा में एक्सपोर्ट बटन की जगह बदल रही है। स्वीकृत नया रास्ता Reports → Export है; अनुमतियां और आउटपुट प्रारूप पहले जैसे हैं। सूची में कैसे करें वाला लेख, ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट और सपोर्ट उत्तर हैं। ये उदाहरण Colay के इंटरफ़ेस का वर्णन नहीं करते।

आइटम को अलग-अलग संपादन की आवश्यकता होती है: एक पूर्ण निर्देश के लिए एक नए स्क्रीनशॉट की आवश्यकता हो सकती है, एक चेकलिस्ट को एक लेबल बदलने की आवश्यकता हो सकती है, और समर्थन स्क्रिप्ट को केवल एक सही पथ की आवश्यकता हो सकती है। प्रत्येक आइटम के आठ पूर्ण पुनर्लेख तैयार करने से अद्यतन में आवश्यक सुधार किए बिना समीक्षा कार्य तैयार हो जाएगा।

एक छोटे प्रतिनिधि नमूने पर अंशांकन करें

अंशांकन के दौरान पुनर्लेखन के आठ तरीके उपयोगी हो सकते हैं: संक्षिप्त प्रक्रिया, शुरुआती स्पष्टीकरण, समस्या निवारण, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न, समर्थन उत्तर, आंतरिक चेकलिस्ट, पहुंच-केंद्रित सरल भाषा और संक्षिप्त सारांश। वे प्रारूप चुनें जिनकी इन्वेंट्री को वास्तव में आवश्यकता है। उपयोगी आउटपुट एक सुसंगत संपादन नियम है, न कि प्रत्येक पृष्ठ के आठ प्रतिस्पर्धी संस्करण।

1. एक साधारण लेख, अपवादों वाला एक लेख और एक समर्थन स्क्रिप्ट चुनें। बाकी इन्वेंट्री को संसाधित करने से पहले इन्हें ड्राफ्ट करें।
2. उपलब्ध Colay एजेंटों को वही परिवर्तन पत्रक दें और वैकल्पिक संपादन दृष्टिकोण के लिए पूछें। तुलना करें कि क्या वे सभी अपरिवर्तित नियमों को संरक्षित करते हैं।
3. एक संपादन पैटर्न और एक शब्दावली सूची को मंजूरी दें। बैच संक्षिप्त के बगल में स्वीकृत और अस्वीकृत परिवर्तनों के उदाहरण रखें।
4. प्रत्येक आइटम पहचानकर्ता और उसके स्रोत संस्करण को संरक्षित करते हुए, सामग्री के प्रबंधनीय समूहों के माध्यम से मैन्युअल रूप से काम करें। कोई नया विरोधाभास सामने आने पर बैच रोक दें।

स्रोत से जोड़े रखे जा सकने वाले बैच आइटम का प्रॉम्प्ट

केवल इस उपयोग के लिए अनुमत सामग्री की आपूर्ति करें और अनावश्यक ग्राहक विवरण छोड़ दें। अपने मौजूदा दस्तावेज़ या सामग्री प्रणाली में आधिकारिक रजिस्टर रखें। Colay का जेनरेट किया गया उत्तर स्वयं आइटम की प्रकाशन स्थिति को अपडेट नहीं करता है।

इस स्वीकृत परिवर्तन पत्रक का उपयोग करके सामग्री आइटम [आईडी और स्रोत संस्करण] को अपडेट करें: [पुराना व्यवहार, नया व्यवहार, प्रभावी तिथि, अपवाद]। मौजूदा पाठ: [पाठ]। स्वीकृत शब्दावली और संपादन पैटर्न: [नियम]। संशोधित पाठ, कारणों सहित बदले हुए अनुच्छेदों की सूची, आपके द्वारा संरक्षित अपरिवर्तित नियम और प्रकाशन को अवरुद्ध करने वाले प्रश्न लौटाएँ। केवल प्रभावित सामग्री को संशोधित करें. लिंक और पहचानकर्ता तब तक रखें जब तक कि संक्षेप में उन्हें स्पष्ट रूप से बदल न दिया जाए। नए यूआई लेबल, अनुमतियाँ, दिनांक या उत्पाद व्यवहार का आविष्कार न करें। यदि यह आइटम परिवर्तन पत्रक के साथ विरोध करता है, तो इसे अनुमान के आधार पर हल करने के बजाय विरोध को चिह्नित करें।

समीक्षा किए गए समूहों में प्रकाशित करें और वापसी का रास्ता बनाए रखें

प्रकाशन से पहले, प्रत्येक परिवर्तित निर्देश, अपवाद और लिंक को स्वीकृत स्रोत और वास्तविक उत्पाद से जांचें। संपादनों के इर्द-गिर्द संपूर्ण दस्तावेज़ की समीक्षा करें: एक संशोधित अनुच्छेद अभी भी अपरिवर्तित परिचय के साथ विरोध कर सकता है। अनुमोदक को रिकॉर्ड करें और पिछले सामग्री संस्करण को बनाए रखें।

अपने मौजूदा टूल के माध्यम से प्रकाशित करें, फिर लाइव आलेख और उससे लिंक होने वाली किसी भी सहेजी गई प्रतिक्रिया को सत्यापित करें। उस जांच के बाद ही किसी आइटम को पूर्ण चिह्नित करें। यदि आप प्रक्रिया का मूल्यांकन करना चाहते हैं तो बीता हुआ संपादकीय समय और प्रकाशन के बाद पाए गए सुधारों पर नज़र रखें। एक बैच वर्कफ़्लो बार-बार ब्रीफिंग को कम कर सकता है, लेकिन परिणाम सामग्री और समीक्षा प्रयास पर निर्भर करता है; यह स्वचालित रूप से एक सप्ताह बचाने का वादा नहीं करता है।

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